Aufbau eines Schulungsszenarios: Überblick

Wie bereits in einem früheren Post erwähnt, ist Schulung eine sehr wichtige und Zentrale Sache. Schulung ist einer der wichtigsten, und doch am meisten vernachlässigten Erfolgsfaktoren bei SharePoint Projekten. In diesem Post will ich darauf eingehen, warum ein gutes Schulungskonzept mission critical ist und warum es Sinn macht, ein paar Gedanken daran zu verschwenden.

Was sind die Ziele einer SharePoint Einführung:

Die Grundsätzlichen Vorteile einer SharePoint Einführung werde ich hier nicht wiederholen, sie wurden bereits in 100 Büchern mehrfach lang und breit ausgeführt. Viel mehr möcht eich auf die grundsätzlichen Benefits eingehen, welche erreicht werden können, wenn SharePoint eingesetzt wird. Zumindest die, welche man sich als IT Abteilung erhofft.

1. Die User sollen für die Zusammenarbeit ein Tool einsetzen können, welches den heutigen Ansprüchen eines modernen Information Management genügt
2. Informationen sollen per Web zugänglich sein, ohne zusätzliche Client Software installieren zu müssen
3. Dokumente sollen automatisch versioniert werden, ohne dies per Versionsnummer im Dateinamen machen zu müssen
4. Mittels Check-Out / Check-In sollen Dokumente zur Bearbeitung reserviert werden können
5. Es sollen Links per e-Mail versendet werden, anstelle die Dokumente immer als Anhang intern zu versenden
6. In geschützten Arbeitsbereichen sollen bestimmte Gruppen von Mitarbeitern ihre Daten austauschen können
7. Über eine starke und performante Suche soll der Endanwender „Google like“ suchen können
8. Die Verteilung von Information soll zentralisiert und vereinfacht werden
9. Jeder soll möglichst zeitnah über die für ihn wichtigen Informationen verfügen
10. Es sollen möglichst viele Informationen zentral an einem Ort verfügbar sein, ohne mehrere Systeme starten zu müssen

Dies sind jetzt einmal 10 Punkte, die ich hier aufführe, welche sicher in irgend einer Art und Weise im Wunschdenken von Projektleitern oder IT Abteilungen vorkommen. Es gibt natürlich viele andere Punkte welche wichtig und wünschenswert sind, doch die oben aufgeführten bilden sicherlich einen repräsentativen Teil möglicher Bedürfnisse.

Die Gretchenfrage

Nun, diese Punkte sind sicher gut und es ist auch löblich, diese umsetzen zu wollen, doch wie in aller Welt soll der Enduser das alles verstehen, wenn er noch nie vorher eine SharePoint Plattform gesehen hat? Sie können ihm noch so viel vorschwärmen, wie viel Nutzen es ihm bringen wird. Wenn Herr und Frau Enduser sich nichts konkretes darunter vorstellen können, dann haben Sie verloren.

Eine Erkenntnis, welche ich in meinen vielen Schulungen erfahren musste ist die Folgende: Trotz Facebook und Youtube, trotz Xing und Google sind Endanwender NICHT in der Lage, SharePoint ohne jegliche Anleitung zu bedienen.

Ich arbeite z.T. mit Studierenden, welche sich bestimmt nächte lang in Facebook und Co. tummeln und doch verstehen sie SharePoint nicht „einfach so“. Auch sie brauchen Anleitung. Ich kann Ihnen garantieren, wenn Sie versuchen, SharePoint ohne Schulung einzuführen, werden Sie auf Ablehnung stossen. SharePoint ist zwar simpel zu verstehen, es ist aber nicht so intuitiv, dass man es ohne Schulung versteht. Es braucht ein Mindestmass an Ausbildung, will man ein SharePoint Projekt erfolgreich zum Abschluss bringen. Oder hat jemand von Ihnen MS Word gleich begriffen, als er es zum ersten Mal gesehen hat? Und doch ist die Bediengung eigentlich so einfach.

Schulung ist das A und O einer SharePoint Einführung

Wer also ein erfolgreiches SharePoint Projekt umsetzen will, muss in der Einführungphase Schulungen planen. Achtung, planen Sie die Schulungen nicht zu früh, da sonst die Anwender das Gelernte nicht schnell genug umsetzen können und es wieder vergessen. Auch zu spät ist nich so gut, denn sonst sind die Anwender bereits entmutigt, wenn sie das erste Mal auf SharePoint arbeiten. Auch der richtige Zeitpunkt ist sehr entscheidend. Planen Sie Schulungen vor der Einführung, während und kurz nach der Einführung. Lassen Sie die User entscheiden, wann sie sich einschreiben, so hängen Sie die Langsamen nicht ab und bremsen die Schnellen nicht aus.

Ein weiterer Punkt ist der Inhalt der Schulungen. Generell wird bei SharePoint Schulungen oft zu weit gegangen. Das Gedankengut ist weit verbreitet, dass wer SharePoint macht, auch gleich eigene Listen und Seiten anlegt, Recht verwaltet etc. Das ist eine komplett falsche Vorstellung. Ja, SharePoint ist eigentlich einfach, aber nicht DAU (Dümmster Anzunehmender User) sicher. Weiter sind z.T. Endanwender nicht in der Lage, sich den minimalen Teil an IT-Denken anzueignen, den es benötigt, um SharePoint verwalten zu können. Es ist auch nicht zielführend, zu meinen, jeder mache Alles sein ein sinnvolles Konzept. Folgende drei Ebenen machen in der Ausbreitung und Verwaltung von SharePoint sinn:

• Endanwender
• Super User
• SharePoint Administrator

Für jede dieser Rollen braucht es eine massgeschneiderte Schulung, wobei man sagen kann, dass für die Masse von Mitarbeitern die Stufe Endanwender reicht. Verteilen Sie in jede Abteilung einen Super User und setzen Sie zwei oder mehr SharePoint Admins ein (je nach Grösse der Firma). Für wen welche Schulungsinhalte sinnvoll sind, darüber schreibe ich in einer Fortsetzung meines Blogs. Auch werde ich Ihnen Unterlagen zur Verfügung stellen und Ihnen Literatur empfehlen.

Das beste Projekt macht wenig Sinn, wenn die Anwender den Nutzen nicht sehen, oder das Tool nicht anwenden können.
So long, Samuel Zürcher

SharePoint Connections 2010 in Amsterdam

SharePoint Connections 2010 Amsterdam

Einstieg und Keynote

Vom 18. Bis zum 19. Januar 10 fand die SharePoint Connections in Amsterdam statt. Eine Keynote, 36 Sessions und 9 Solutions wurden in einem sehr  intensiven Programm vorgestellt. Developper, IT-Professionals und Functional waren die Ausrichtungen der Tracks.

In der Keynote prägte Mike Fitzmaurice den Satz „SharePoint, das Zentrum des Universums“. In einem Quilt präsentierte er eindrucksvoll die Entstehung von SharePoint. Die SharePoint Evolution begann mit eigenständigen Produkten, welche für sich alleine zwar gut waren, aber doch nicht für alle Bedürfnisse ausreichten. Diese sind dann über die Jahre zusammengewachsen und daraus ergab sich SharePoint, wie wir es heute kennen. Temaservices, Content Management Server, SharePoint Server 2001 machten dann den Sprung zu SharePoint Services 2.0 und SharePoint Server 2003. Dies waren aber immer noch zwei verschiedene Produkte. Erst mit SharePoint Services 3.0 und SharePoint Server 2007 kam das Ganze zu einem Produkt zusammen. SharePoint Foundation 2010 und SharePoint Server 2010 sind nun die konsequente Weiterentwicklung dieses erfolgreichen Produktes. SharePoint kann nun so viel abdecken BI, ECM, WCM, DMS, so viele Prozesse unterstützen, dass es wirklich das Zentrum des Universums geworden ist.

Ein Interview mit dem Key Note Speaker finden Sie auf www.sharepointcommunity.ch unter „ShareCast“

Einige Auszüge aus den Sessions

Mehrsprachigkeit

Die Mehrsprachigkeit hat endliche ein paar Updates erfahren, die Consultands und IT-Pros freuen wird. Trotzdem das Ganze immer noch auf den sehr unflexiblen Variations basiert, wurde der Redirect angepasst, dass der User automatisch auf die von ihm im Browser eingestellte Sprache wechselt. Ein zweiter Layer wurde im Bereich User Experience eingebaut, dass die Sprache des UI in den eigenen Einstellungen gewählt werden kann. Automatsich generierte Bibliotheken in Teamsites, Websiteaktiionen und UI Menüs werden automatisch in der gewählten Sprache angezeigt (achtung: Language Pack muss installiert sein). So wie es aber bisher aussieht, sind selbst gestaltete Schnellstart- und Toplevelnavigationen aber nach wie vor einsprachig. Das hält die Freude natürlich in Grenzen, denn ich habe noch selten eine Installation mit out-of-the-box Navigationen gesehen. Gerade dort wäre ein UI Update per Sprache sehr nötig. Zumindest die Taxonomie im sogenannten Termstore kann mehrsprachig geführt werden. Dies ist zumindest ein kleiner Trost.

Business Intelligenz

Die Business Intelligenz hat im Vergleich zu SharePoint 2007 einen riesen Sprung nach vorne gemacht. Mit der Integration des Performance Point Servers können nun sehr ausgefeilte Analysen und Drilldowns in SharePoint gemacht und dargestellt werden. Mit dem sog. Dashboard Designer können die Analysen gebaut und danach auf SharePoint publiziert werden. Viele Einstellungen und Berechnungen basieren auf SharePoint Listen und Inhaltstypen, was das Management SharePoint like macht. Auch Versionierung und andere SharePoint Funktionalitäten können genutzt werden. Der Performance Point Server setzt ganz stark auf die grafische Darstellung und es können über dutzende von Standards und APIs externe Daten angegriffen und verarbeitet werden. Natürlich wird, wie SharePoint 2010 allgemein, nur noch ein 64Bit System unterstützt, welchem min. ein SQL Server 2005 unterliegt. Auch die Excel Services wurden stark in die BI Welt integriert. So kann man jetzt gesamte Workbooks in den Excelservices anzeigen und bearbeiten. Jede Zelle hat eine eigene URL, was das Arbeiten per Code noch einfacher macht. Über die API REST können diese angesprochen werden. Auch hier wurde auf den Multiusersupport geachtet. Im sog. SharePoint SecureStore werden sicher Passwörter etc. (z.B. von SAP) abgespeichert, dass eine SSO Experience entsteht.

Best of SharePoint Designer

Der SharerPoint Designer wurde vollständig überarbeitet. Er avancierte von einem Spielzeug für Super User zu einem echten Administrations und Designtool für Developpers und IT Pros. Auch Super User kommen nach wie vor auf ihre Kosten. Alle Listen und Bibliotheken können per SP Designer verwaltet werden. So spart man Zeit mit dem Navigieren in den Einstellungen. Ganz heiss ist das Feature für das konditionale Formatieren. So können Werte in Listen nach bestimmten Formeln formatiert und angezeigt werden.

Web Content Management

Das Rich Authoring hat starke Updates erfahren. So können z.B. überall WebParts platziert werden. Jedes Richtext Feld wird zu einer Rich Experience. WebParts sind überall und Silverlight schafft die notwendige Atmosphäre. Die neue Asset Library ermöglicht das Verstauen von Site Bildern und Videos. Alles kann per „Durchsuchen“ vom Web verlinkt oder z.T. direkt vom Desktop hochgeladen werden. Das Metadatenmodell wurde stark verbessert, alle Inhalte können mit zentral gespeicherten Metadaten angereichert werden. Im sog. Termstore werden die Metadaten oder Tags abgespeichert. Seiten und einzelne Contents können mit einem Rating versehen werden. Die Seiten und Inhalte mit solchen Meta-Informationen können dann, abhängig der jeweiligen Metadaten, im content query Webpart angezeigt werden. So kann man z.B. abhängig von einem Site Titel zugehörige Wiki-Einträge oder Dateien anzeigen. Auch das Health Monitoring und die Usage Statistik ist verbessert worden. Das Developer Dashboard erlaubt die exakte Analyse einer Seite, z.B. welche Teile der Seite wie lange brauchen um zu laden. Videos können auch grösser als 2GB sein, diese werden dann nicht im SQL sondern in einem sog. BLOB Storage gespeichert. Das Management wird nach wie vor im SQL gemacht, dort wird aber lediglich ein Verweis auf das physische File im Filesystem abgespeichert. Für den Enduser gibt es keinerlei Veränderung, er sieht nicht, woher das File kommt. Auch können mittels Regeln Dokumente in passende Ordner gespeichert werden, was das Dokumentenmanagement stark unterstützt.

Datenverschlüsselung mit SQL Server 2008

Diese Funktion hat eigentlich nichts mit SharePoint direkt zu tun, denn hier macht der SQL Server 2008 die ganze Arbeit. Mit verschiedenen Verschlüsselungsmethoden lässt sich eine oder mehrere Datenbanken verschlüsseln. TDE nennt sich diese Methode (Transparent Data Encryption). Für SharePoint ist das Ganze durchsichtig, es muss nichts zusätzliches installiert oder konfiguriert werden. Auf dem SQL Server wird ein Master Schlüssel generiert, danach werden die einzelnen Content Datenbanken, welche sensible Daten enthalten, verschlüsselt. Die TempDB ist unabhängig der Content Datenbanken immer verschlüsselt, wenn TDE aktiviert wird. Der Overhead, welcher von der Ver- und Entschlüsselung generiert wird, bewegt sich laut Microsoft ca. zwischen 3-5%, was verkraftbar ist. Wichtig zu wissen, die Daten im RAM sind nicht verschlüsselt, mit einem Memory Dump könnte theoretisch auf die Daten zugegriffen werden, welche sich zu der Zeit im RAM befinden. Die Datenbankfiles können danach nur auf einem SQL Server restored werden, auf dem der Masterkey enthalten ist. Achtung, das Ganze funktioniert nur mit der Enterprise Edition von SQL Server 2008.

Sandboxing und Clientside Solutions

Mit Sandboxing sind Deployments gemeint, welche auf dem Server in einem eigenen virtuellen Bereich laufen. Business Agility geht meistens gegenläufig zur Stabilität. Noch schnell etwas umsetzen, rasch rasch noch eine Änderung einspielen, mit Sandboxing kein Problem mehr. Lösungen werden in einen geschützten Bereich eingespielt, wenn diese Fehler enthält ist max. diese Lösung nicht mehr lauffähig. Das Gesamtsystem ist nach wie vor verfügbar. Das Ganze ist noch sehr neu, über Overhead etc. ist noch wenig bekannt. Microsoft will Sandboxing klar pushen und sähe dies gerne an viel verschiedenen Orten eigesetzt. Die Praxis wird es weisen, jedenfalls die Ansätze sind sehr gut. Man kann es ein bisschen mit Server Virtualisierung vergleichen. Wenn der Trend so weiter geht, haben wir bald modularisierte Systeme mit einzeln abgeschlossenen Komponenten.

Business Continuity Planning

Auch das Business Continuity und Disaster Recovery Planning ist eigentlich keine SharePoint Angelegenheit. Doch wenn es mit SharePoint so weiter geht, sollte man sich dringend Gedanken darüber machen, denn laut Mike Fitzmaurice ist dies ja die Applikation im Zentrum des Universums. Wenn wir weiterhin ein so starkes Wachstum im SharePoint Bereich beobachten können, dann ist eines sicher: Ohne BC und DR Planung gibt es bestimmt ein Desaster.

Die Fragen die es hier zu stellen gilt sind: Wie viele Daten können wir verlieren (Recovery Point Objective RPO) und wie lange können wir auf ein wieder-lauffähiges System warten (Recovery Time Objective RTO). Beides beeinflusst die Menge an Schweizer Franken, die ich in die Hand nehmen muss. Je weniger Datenverlust und je schnelle die Wiederanlaufzeit, desto höher der Betrag, welcher dafür ausgegeben werden muss. Vor wem soll eigentlich das System gesichert werden? Vom Bad Guy innerhalb der Firma oder vom Bad Guy ausserhalb der Firma? Eigentlich beides. Doch am schlimmsten sind die Good Guys innerhalb der Firma. Wieso das? „Ich wollte doch nur kurz den letzten Sicherheitspatch einspielen“. Kommt Ihnen das bekannt vor? Der Good Guy, welcher nur noch schnell dies oder jenes erledigen wollte nimmt so nebenbei die gesamte Produktion herunter. Das sind Vorkommnisse, welche bestimmt öfter vorkommen als Sabotage und Angriffe von Aussen. Mehr über BC und DR Planning einmal in einem ausführlichen Blogpost.

FAZIT

Alles in Allem eine sehr gute und lehrreiche Veranstaltung. Viel Neues und Interessantes wird mit SharePoint 2010 auf uns zu kommen. Schade nur, dass man nicht alle Veranstaltungen gleichzeitig besuchen kann. Bilder und ein paar Videos können HIER angesehen und heruntergeladen werden. Für den Fall, dass ich die Rechte bekomme, werde ich auch die einzelnen Präsentationen der Sessions online stellen.

So long, Samuel Zürcher http://www.sharepointcommunity.ch

SharePoint Governance: Teil I Überblick

Wie bereits erwähnt, ist SharePoint Governance eines ihrer wichtigsten Anliegen beim oder besser vor dem Start eines SharePoint Projektes. Ohne ein anständiges Konzept über die Überwachung und Steuerung der Sites und Berechtigungen werden Sie bald in sehr viel Arbeit versinken. Ein Motto, das mich in meiner Projektarbeit stark geprägt hat und immer wieder auf den Tisch kommt ist:

Wer nicht weiss was er will, bekommt das was er nicht braucht

Es geht also auch darum, sich Gedanken zu machen, was man genau mit SharePoint machen will. Nur wenn der Auftrag klar ist, welchen man mit SharePoint erfüllen will, kann auch über ein mögliches Governance Modell nachgedacht werden. In diesem Überblick gebe ich Ihnen einen möglichen Ansatz, wie so ein Modell aussehen könnte.

Das Governance Rad

Dieses „Rad“, wie wir es ja beim SharePoint gewohnt sind, soll die Aspekte des Governance beleuchten. In meiner Postserie über Governance werde ich nach und nach alle diese Aspekte einzeln beleuchten und mit nützlichen Tipps füllen. Nachfolgend ein kurzer Abriss über die Begrifflichkeiten.

• Richtlinien – Wer soll/darf was ausführen/angehen
• Rollen – wer macht was
• Prozesse – Wie wird etwas ausgeführt/erstellt
• Rechte – Wer hat wo zugriff
• Lifecycles – Wie entsteht Information und wohin geht sie
• Verantwortung – Wer ist wofür zuständig

Alle diese Themen müssen mit SharePoint interagieren, will man ein funktionierendes, nachhaltig entwickelbares System mit SharePoint bauen. Die Frage welche sich zusammenfassend noch stellt ist, wie wird das Governance Modell überwacht? Auch das gehört nämlich zum Thema Governance. Es nützt nichts, nur Definitionen und Regeln zu haben, wenn diese weder gelebt noch durchgesetzt werden.
Wussten Sie z.B. dass Italien eines der schärfsten Umweltgesetze hat? (Ich erinnere nebenbei an den Müllskandal) Jede Regel, jede Abmachung, jede SLA, ja jegliche Vereinbarung irgendwelcher Art ist nur so gut wie ihre Akzeptanz, Umsetzung und Kontrollmöglichkeit so wie die Konsequenz bei Nichteinhaltung. Wer nicht gewillt ist, eine Regel durchzusetzen, kann sich die Zeit sparen sie zu formulieren. Auch hier wieder: Wichtig ist, dass die Management Etage hinter dem Modell steht und gewillt ist, es auch um- bzw. auch durchzusetzen.

In den nächsten Posts rund um Governance mehr zu den einzelnen Themengebieten.

Über Quick Wins und Schulungen bei der Einführung von SharePoint

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen SharePoint einführen wollen ist es wichtig, mehrere Dinge zu beachten:

1. SharePoint ist nicht direkt selbsterklärend, wie jede andere Applikation wie Word oder ähnliches braucht es Know How und Zeit um sich als User darin zurecht zu finden
2. Man kann nicht davon ausgehen, nur weil XING, Youtube, Facebook und Co. so populär sind, dass sich alle mit einer Webplattform auskennen
3. Auch wenn die Installation straight forward ist, steckt viel unter der Haube von SharePoint. Wenn IT Professionals sich mit dem Produkt nicht auskennen, ist die Gefahr gross, den Ansatz des Konzeptes falsch zu machen. Einmal einen falschen Weg eingeschlagen, kann die Korrektur viel Geld und Zeit kosten
4. Ohne vorgängiges Konzept und klares Ziel kann SharePoint nicht erfolgreich sein
5. Wenn SharePoint den Usern einfach zur Verfügung gestellt wird, sind diese meist überfrodert. Es ist besser dem Enduser mit kleinen Schritten die Vorteile näher zu bringen. Beginnen Sie mit einem Testteam von early adopters und breiten Sie das Deployment danach aus
6. Versuchen Sie Quick Wins zu erreichen. Die Verwaltung von Sitzungen mit dem Sitzungstemplate ist eine gute Möglichkeit, das Management von den Vorteilen zu überzeugen
7. Etwas dürfen Sie niemals vergessen, SCHULUNG diese wird oft vernachlässigt, was verheerende Folgen hat. Die User sind verunsichert, begreifen das Konzept nicht und dies wiederum führt zu Ablehnung
8. Holen Sie sich professionelle Hilfe, wenn Sie keine SharePoint Crack zur Hand haben, bauen Sie intern Know How auf und wagen Sie sich erst dann an SharePoint heran. SharePoint mag zwar aussehen wie ein Käfer, hat aber einen hochkomplexen und z.T. auch heiklen Ferrari Motor unter der Haube
9. Ohne Support vom Management ist eine Einführung von SharePoint sehr schwierig, wenn nicht unmöglich. SharePoint ist eine Plattform, welche für den Globalen Einsatz gedacht ist, muss also auch global unterstützt, gefördert und akzeptiert werden. Holen Sie sich den Nicker vom Management, bevor Sie mit dem Projekt beginnen
10. Es gibt viele Wege nach Rom, auch in SharePoint. Doch meist gibt es eben auch Autobahnen und Feldwege. Nicht jeder Weg ist in jedem Fall geeignet, nicht jeder Weg ist gleich schnell und nicht jeder Weg bringt sicher ans Ziel. Um SharePoint zu beherrschen, muss man SharePoint kennen

Wenn sie diese Punkte beachten, dann ist Ihr Projekt sicher auf dem Weg.

Aus dem Alltag: Vorbereitung für den MCTS

Für SharePoint gibt es vier MCTS Prüfungen:

1. 70-631 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 Configuring
2. 70-630 Microsoft Windows SharePoint Server 2007 Configuring
3. 70-541 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 – Application Development
4. 70-542 Microsoft Office SharePoint Server 2007 – Application Development

Um sich auf die Tests vorzubereiten, empfehle ich http://www.measureup.com/ als Testtool. Jeder der Tests kann heruntergeladen werden. Diese sind aber leider nur in Englisch verfügbar.
Anmelden zu den Prüfungen werden über die Homepage http://www.prometric.com/ getätigt.
Wenn ihr mich anfragt, kann ich euch als Microsoft Certified Trainer einen Vouche Code geben, der euch Prozente auf die Prüfungsgebühren gewährt.

Nicht vergessen: Zwei Ausweise mit an die Tests bringen, sonst werdet ihr nicht zugelassen.
Ganz USA paranoya Style

Wer diese Hürden genommen hat, meldet sich dann für den Microsoft Certified Master an: http://www.microsoft.com/learning/en/us/certification/master.aspx#tab2
3 Wochen Hardcore Training in Redmond,  wer noch nicht genug hat, macht dann noch den Microsoft Certified Architect: http://www.microsoft.com/learning/en/us/certification/architect.aspx#tab2
Hier die Beschreibung von Microsoft zum Master Programm(Englisch) MCM_MOSS_datasheet

SharePoint Governance: Eine Einführung

Ich möchte ein paar Worte über SharePoint Governance verlieren.
Governance ist ein bereits sehr verbreiteter Begriff und klingt z.T. auch schon etwas abgedroschen. Doch für SharePoint ist Governance ein Match entscheidendes Element. In diesem Post werde ich kurz eine Einführung in Governance geben und warum es so wichtig ist für SharePoint.

Governance:
(von frz. „gouverner“ verwalten, leiten, erziehen aus lat. „gubernare“; gleichbed. griech. „kybernan“: das Steuerruder führen; vgl. Kybernetik)bezeichnet allgemein das Steuerungs- und Regelungssystem im Sinn von Strukturen (Aufbau- und Ablauforganisation) einer politisch-gesellschaftlichen Einheit wie Staat, Verwaltung, Gemeinde, privater oder öffentlicher Organisation. Häufig wird es auch im Sinne von Steuerung oder Regelung einer jeglichen Organisation (etwa einer Gesellschaft oder eines Betriebes) verwendet. Der Begriff governance wird häufig unscharf verwendet.
(Quelle: Wikipedia)

Governance für SharePoint wird im Begriffssinn dazu verwendet, um die Steuerung und Leitung von Aktivitäten in SharePoint zu beschreiben.

Warum ist Governance Match entscheidend?
In der Realität zeigt sich oft, dass SharePoint eigentlich „zu einfach“ ist. Zu Beginn ist es zwar nicht selbsterklärend wie SharePoint funktioniert, doch wenn man die Grundbegriffe einmal gelernt hat, ist die Erstellung von neuen Seiten oder neuem Content ein Kinderspiel. Mit wenigen Klicks hat man eine neue SharePoint Seite erstellt (mit 4 um genau zu sein). Meist beginnt der Aufbau sehr strukturiert (sofern die User richtig geschult sind!!). Ein gängiges Modell, ist eine Abbildung des Organigramms in SharePoint Seiten. Doch SharePoint ist so praktisch, wir könnten doch dies und jenes damit verwalten. Ja, und dort haben wir noch eine Arbeitsgruppe und dort noch eine Interessensgemeinschaft etc. bis die gesamte Installation nicht mehr überblickbar ist. (vgl. Bild unten)

Wenn es bei Ihnen einmal nicht so aussehen soll, ist es wichtig, die Grundbegriffe von SharePoint zu verstehen und im Fokus der Unternehmung ein an die Aufbau- und Ablauforganisation angelehntes SharePoint Governance Modell zu erarbeiten, zu schulen, einzuführen und zu leben. Ansonsten ist es vorprogrammiert, dass Ihre SharePoint Struktur schon bald nicht mehr managebar ist. Dies wiederum führt dazu, dass Content schlecht gefunden und so die Usability von SharePoint stark reduziert wird. Die Akzeptanz der SharePoint Installation ist dadurch bereits gefährdet.

FAZIT:
Wenn Sie nicht zumindest eine minimale SharePoint Governance einführen, laufen Sie gefahr, dass Ihre SharePoint Einführung floppen wird. Wenn Sie sich einen Projekterfolg bei der Einführung von SharePoint sichern wollen, denken Sie an zwei Dinge: Governance und Schulung. Dies wird Ihnen helfen, früh Problemen aus dem Weg zu gehen, die den Projekterfolg beeinträchtigen können. Wie man eine SharePoint Governance aufbaut, welche Aspekte bei dabei wichtig sind und worauf man bei der Schulung achten sollte, dazu später in diesem Blog.

Aus dem Alltag: Probleme mit dem Zugriff auf eine SQL Datenbank

Beim Arbeiten mit mehreren Datenbanken und verschiednenen Ownern kann es geschehen, dass folgende Fehlermeldung auftritt:

The server principal „Domain\User“ is not able to access the database „abcDatabase“ under the current security context

Diese indiziert, dass das Cross-Database-Owner-Chaining auf der besagten Datenbank nicht eingeschaltet wurde.
Was ist Corss-Database-Owner-Chaining?
Jedes Objekt einer Datenbank hat per Default einen Owner. Wenn nun eine Referenz von einem Objekt auf ein Anderes gemacht wird, entsteht eine Owner-Chain. Wenn nun eine Applikation auf mehreren Datenbanken basiert, wobei Objekte aus DB1 auf Objekte aus DB2 referenzieren entsteht eine Cross-Database-Owner-Chain.
Cross-Database-Owner-Chaninig ist aber seit SQL 2000 SP3 per default ausgeschaltet, was die Sicherheit erhöht. Damit der Fehler behoben werden kann, muss auf der Datenbank, welche in der Fehlermeldung angezeigt wird, das Cross-Database-Owner-Chaining aktiviert werden. Dies geschieht mit dem Befehl sp_dboption.

1. Öffnen Sie das SQL Management Studio
2. Klicken Sie auf <New Query>
3. Geben Sie das SQL Command <EXEC sp_dboption abcDatabase, ‚db chaining‘, ‚true‘> ein
4. Klicken Sie auf <Execute>
5. Es erscheint die Meldung „Command(s) completed successfully

Die Option ist nun gesetzt und erscheint in der Datenbank unter den Propertys der Datenbakn bei Options.

Hier der Link zur detaillierten Erklärung von Microsoft (Englisch): http://support.microsoft.com/kb/810474/en-us