Aus dem Alltag: Popup Fenster beim öffnen von Dateien

Problem

Wenn Sie PDF Dateien aus dem Internet Explorer öffnen wollen, erscheint eine Meldung, ob Sie die Datei bearbeiten oder schreibgeschützt öffnen wollen. Es macht hier natürlich keinen Sinn, da PDF Dateien so wie so nicht bearbeitet werden.

In das selbe Schema fällt die Meldung, dass einige Dateien auf dem Computer Schaden anrichten können. Sie erhalten dann die folgende Meldung:

Einige Dateien können auf dem Computer Schaden anrichten. Öffnen Sie die Datei nicht, wenn Ihnen die Dateiinformationen verdächtig vorkommen oder Sie die Herkunft als nicht vertrauenswürdig einstufen.

Ursache

Jedes Dokument wird standardmässig mit dem AddOn “SharePoint OpenDocuments Class” geöffnet, was diese Sicherheitswarnung bzw. die Frage nach “Bearbeiten oder Schreibgeschützt” auslöst.

Lösung

Um diese Meldungen zu vermeiden, muss man das jeweilige Dateiformat anweisen, NICHT durch dieses AdOn geöffnet zu werden. Dies tut man auf dem Frontend Server (bei Multi-Frontend-Server Szenarios auf jedem Frontend-Server) im 14 Hive.

Navigieren Sie auf dem Frontend-Server zum Pfad: C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\TEMPLATE\XML

Öffnen Sie die Datei DOCICON.XML und fügen Sie den Dateitypen, welche Sie direkt ohne Meldung öffnen wollen, den folgenden Text hinten an: OpenControl=“”

Übrigens: Genau hier geben Sie den Dateiendungen auch ihre ICONS, wenn Sie PDF Dateien oder LNK bzw. URL Dateien freigeben, können Sie hier die Bilder hinterlegen.

• Bildgrösse 16×16 px
• Pfad, unter dem die Bilder abgelegt werden: C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\TEMPLATE\IMAGES

Beachten Sie auch die weiteren Posts, die mit dem PDF Handling auf SharePoint 2010 zusammenspielen:

• Frage nach Speicherung des PDFs, kein Öffnen möglich
• Trotz korrekter Einstellung “Permissive” auf Web Application Ebene kein direktes Öffnen von PDF möglich

So long, Samuel

Aus dem Alltag: PDF Dateien Öffnen nicht trotz richtiger WebApp Einstellungen im Browser File Handling

Problem

Wie im letzten Beitrag gezeigt, gibt es eine Web Application Level Einstellung für die Problematik, dass PDF Dateien aus SharePoint 2010 nicht geöffnet werden können. Was aber tun, wenn trotz der richtigen Einstellungen im Browser File Handling immer noch die Meldung kommt, Sie sollen die PDF Datei speichern?

Ursache

Es deutet alles darauf hin, dass SharePoint irgendwo ein Setting hat, welches über das GUI nicht erreicht werden kann. Und genau so ist es. Es gibt ein Listpropperty, welches “BrwoserFileHandling” heisst. Dies kann ebenfalls Strict oder Permissive sein.

Lösung

Setzen Sie das Propperty mittels Powershell:

$web = Get-SpWeb(“http://YourWebSite”)
$list = $web.GetList(“http://YourWebSite/ListName”)
$list.BrowserFileHandling

Danach sehen Sie, ob die Einstellung “Strict” oder “Permissive” ist. Nun stellen Sie sicher, dass die Einstellung “Permissive” ist:

$list.browserfilehandling = “Permissive”
$list.update();

Jetzt sollte aus dieser Bibliothek die PDF Datei direkt öffnen.

Diese Einstellung müsste nun für alle Dokumentenbibliotheken gesetzt werden, wenn es nicht da Power Shell gäbe. Sie haben eine ganze SiteCollection die Sie umstellen wollen? Kein Problem, nutzen Sie diesen Code:

PowerShell

1. $input = Read–Host „Bitte SiteCollection angeben“;
2. $lib = Read–Host „Bitte DokLib Name eingeben (z.B. Dokumente):“;
3. $site = Get–Spsite(„$input“);
4. foreach($web in $site.AllWebs)
5. {
6.   foreach($list in $web.lists)
7.   {
8.     if($list.title –match „$Lib“)
9.     {
10.       if($list.browserfilehandling –eq „Strict“)
11.       {
12.         $bfhold=$list.browserfilehandling;
13.         $list.browserfilehandling = „Permissive“;
14.         $list.update();
15.         Write–Host $web.url, $list,$list.browserfilehandling
16.       }
17.     }
18.   }
19. }

und hier noch der “Oneliner” für die PS Commandline:

$input = Read-Host „Bitte SiteCollection angeben“;$lib = Read-Host „Bitte DokLib Name eingeben (z.B. Dokumente):“;$site = Get-SpSite(„$input“);foreach($web in $site.AllWebs) {foreach($list in $web.lists){if($list.title -match „$Lib“){if($list.browserfilehandling -eq „Strict“){$bfhold=$list.browserfilehandling;$list.browserfilehandling = „Permissive“;$list.update();Write-Host $web.url, $list,Alt: ,$bfhold, Neu: ,$list.browserfilehandling}}}}

So long, Samuel

Aus dem Alltag: Probleme beim Öffnen von PDF Dateien aus SharePoint 2010

Problem

PDF Dateien können nicht direkt aus dem Browser geöffnet werden, es erscheint eine Meldung, man solle die Datei speichern. (Achtung, bei IE9 bzw. IE8 gibt es Unterschiede in der Darstellung)

Ursache

SharePoint ist so eingerichtet, dass Drittanbieter Dateien, also Dateien welche nicht aus dem Microsoft Office System stammen, nicht direkt aus SharePoint 2010 geöffnet werden können. Dies ist eine Webapplikationseinstellung und kann nur vom Administrator geändert werden.

Lösung

Navigieren Sie zur Zentraladministration, dann klicken Sie auf Application Management und dort auf Manage Webapplicatons

Klicken Sie die Webapplikaton an, auf welcher Sie die Einstellung ändern möchten und danach auf “General Settings”

Von da aus scrollen Sie nach unten, suchen die Einstellung “Browser File Handling” und stellen diese auf “Permissive”

Von nun an können Sie PDF Dateien und alle Drittanbieterdateien direkt aus SharePoint 2010 öffnen.

So long, Samuel

Informationsarchitektur: Teil I Überblick

Einführung

Bevor wir mit diesem Post beginnen, möchte ich kurz darauf eingehen, warum wir in einem SharePoint Blog überhaupt über die Informationsarchitektur sprechen. Auch hier muss man nach dem Motto gehen “Wer nicht weiss was er will bekommt das was er nicht braucht”. Die Informationsarchitektur hilft also zu definieren, was wir mit SharePoint überhaupt wollen. Es gibt bestimmte Parallelen zur SharePoint Governance, diese beiden Themen sind sehr eng miteinander verknüpft.

Im ersten Beitrag gehen wir auf die theoretischen Aspekte einer Informationsarchitektur ein, welche integrativen Bestandteil eines Intranet bildet. Die Informationsarchitektur wie wir sie in diesem Projekt anwenden werden wird im späteren Verlauf dieses Dokumentes beschrieben.

Damit klar ist, was wir unter Informationsarchitektur verstehen und damit alle Beteiligten dasselbe Bild haben, starten wir den Abschnitt mit einer Definition.

Definition

Informationsarchitektur bezeichnet die Konzeption und Definition der Struktur eines Informationssystems, meist eines Computersystems, sowie der für den Nutzer des Systems möglichen Interaktionen und schließlich der An- und Zuordnung sowie die Benennung der in dem System enthaltenen Informationseinheiten und Funktionen.

(Quelle: Wikipedia)

Kurzdefinition aus „Informationsarchitektur für das World Wide Web“ Second Edition:

• Eine Kombination des Bezeichnens und der Navigationsstruktur innerhalb eines Informationssystems.
• Das strukturelle Design eines Informationsraumes, um Aufgaben(-Vollendung) und intuitiven Content-Zugang zu erleichtern.
• Die Kunst und Wissenschaft der Strukturierung und Klassifizierung von Websites und Intranets, um den Nutzern zu helfen, Informationen zu finden und zu ordnen.

(Quelle: Institut für Informationsarchitektur)

Es geht also bei der Informationsarchitektur darum, ein Informationssystem (Intranet, Extranet, Internet, Kollaborationssystem etc.) so zu gestalten, dass der darin liegende Inhalt für den Nutzer möglichst schnell und intuitiv zugänglich ist. Die Frage, welche sich bei einer Informationsarchitektur also stellt, ist: Wie findet jede individuelle Benutzergruppe die von ihr benötigte Information in möglichst kurzer Zeit. Dabei spielt der Aspekt der Multiperspektivität eine wesentliche Rolle.

Das Resultat ist ein Dokument, welches die Seiten und Unterseiten sowie deren Inhalt aufzeigt. Weiter wird darin geregelt, wer wo welche Zugriffe hat und wo mit wem welche Interaktion stattfindet sowie wer für welche Inhalte verantwortlich ist.

Planen einer Informationsarchitektur

Beim Planen einer Informationsarchitektur steht der End User im Zentrum der Informationsbetrachtung. Meines Erachtens muss aber im selben Moment die Informatik im Zentrum der – ich will es mal die Betreibbarkeitsbetrachtung nennen – stehen. Das beste Informationssystem mit allen Freiheiten für den End User nützt nämlich nichts, wenn es nicht mehr mit angemessenem Aufwand betrieben werden kann. Um die Informationsarchitektur zu umzusetzen, braucht es diverse Zwischenschritte um zu einem befriedigenden Ergebnis zu kommen.

Bestandteile einer Informationsarchitektur

Wir werden in dieser Serie über die folgenden Bereiche sprechen:

• Usability und Userfriendlyness
• Service Design und Betreibbarkeit
• Sitemap und Inhaltsstruktur
• Rechte- und Rollenkonzept
• Webdesign und Layout
• Taxonomie und Tagging

Freuen Sie sich auf eine spannende weitere Serie
so long, Samuel

Neue Blog-Serie: Best Practice

Wie bereits bekannt sein dürfte, schreibe ich hie und da Serien in meinen Blog. Dabei unterscheiden sich die Serien momentan durch zwei Merkmale:

1. Aus dem Alltag
2. Themenserien

Die Serie “Aus dem Alltag” beschreibt in der Regel Themen, über welche bei der Installation stolpere Sie setzen sich aus einem Problem, einer Ursache und einer Lösung zusammen.

Themenserien beschäftigen sich mit einzelthemen, welche ich über eine Serie von Posts weiterentwickle (Siehe “SharePoint Governance”)

Nun werde ich eine neue Serie herausbringen, die denke ich für die meisten Techies da draussen interessant sein könnte:

Best Practice

In dieser Serie stelle ich zu verschiedensten Gebieten Best Practice Installations- und Konfigurationstipps dar, welche in der Praxis erprobt sind und wirklich Sinn machen. Dabei gehe ich grundsätzlich von der Best Practice der Microsoft Spezialisten aus und passe diese da und dort unter Berücksichtigung von Security, Stabilität, Fehleranfälligkeit und Betreibbarkeit an oder gebe bisher wenig diskutierte bzw. neue Erkenntnisse weiter.

Für Inputs von eurer Seite bin ich stets dankbarer Abnehmer 🙂

So long, Samuel